Comment modifier sa signature email (Gmail, Outlook, Thunderbird)

Que mettre dans sa signature

Avant de modifier quoi que ce soit, il est utile de savoir à quoi ressemble une bonne signature. Inutile d'en faire trop — l'objectif est de donner au destinataire les informations essentielles pour vous recontacter, sans alourdir chaque email.

• Votre prénom et votre nom
• Votre titre et le nom de votre entreprise
• Un numéro de téléphone (facultatif, mais utile pour vos clients)
• L'URL de votre site web
• Un ou deux liens vers vos réseaux sociaux au maximum

Gmail

Gmail gère les signatures depuis son panneau de paramètres. Voici comment ajouter ou mettre à jour la vôtre :

1. 1Ouvrez Gmail dans votre navigateur et cliquez sur l'icône d'engrenage en haut à droite.
2. 2Cliquez sur "Voir tous les paramètres" en haut du panneau qui apparaît.

1. 3Restez sur l'onglet Général et faites défiler jusqu'à la section Signature.
2. 4Cliquez sur "Créer", donnez un nom à votre signature (par exemple "Travail") puis cliquez sur Créer.

1. 5Tapez votre signature dans la zone de texte. Utilisez la barre d'outils pour mettre votre nom en gras, ajuster la taille de police ou ajouter un lien cliquable vers votre site.

1. 6Faites défiler légèrement vers le bas jusqu'à Valeurs par défaut de la signature. Sélectionnez votre nouvelle signature pour les Nouveaux e-mails et les Réponses/transferts.
2. 7Faites défiler jusqu'en bas de la page et cliquez sur Enregistrer les modifications.

Outlook (web — Microsoft 365)

Si vous utilisez Outlook depuis un navigateur (outlook.com ou le portail Microsoft 365 de votre entreprise), voici comment modifier votre signature :

1. 1Connectez-vous à votre compte Outlook et cliquez sur l'icône d'engrenage en haut à droite.
2. 2En bas du panneau de paramètres, cliquez sur "Afficher tous les paramètres Outlook".

1. 3Accédez à Courrier → Écrire et répondre.

1. 4Sous Signature électronique, tapez votre signature dans l'éditeur. Vous pouvez mettre en forme le texte, ajouter des liens et ajuster la taille de police avec la barre d'outils.
2. 5Cochez "Inclure automatiquement ma signature dans les nouveaux messages" et éventuellement dans les réponses et les transferts.
3. 6Cliquez sur Enregistrer.

Outlook (bureau — Windows)

Si vous utilisez l'application Outlook sur Windows, les paramètres de signature se trouvent dans une boîte de dialogue séparée :

1. 1Ouvrez Outlook et cliquez sur Fichier en haut à gauche.
2. 2Cliquez sur Options en bas du panneau gauche.

1. 3Dans la fenêtre Options Outlook, sélectionnez Courrier à gauche, puis cliquez sur le bouton Signatures…

1. 4Cliquez sur Nouveau, donnez un nom à votre signature, puis cliquez sur OK.
2. 5Tapez votre signature dans la grande zone de texte en bas.

1. 6Sous Choisir une signature par défaut, sélectionnez votre signature pour les Nouveaux messages et les Réponses/transferts.
2. 7Cliquez sur OK pour enregistrer et fermer.

Thunderbird

Mozilla Thunderbird conserve les paramètres de signature dans les paramètres de compte de chaque adresse email :

1. 1Ouvrez Thunderbird. Cliquez sur le bouton Menu (trois lignes horizontales, en haut à droite) et choisissez Paramètres des comptes.

1. 2Dans le panneau de gauche, cliquez sur le compte email que vous souhaitez modifier.

1. 3Cochez "Utiliser une signature" et tapez votre signature dans la zone de texte.
2. 4Si vous souhaitez utiliser une mise en forme (gras, liens), cochez "Utiliser le HTML" — cela active une barre d'outils de mise en forme basique.
3. 5Cliquez sur OK pour enregistrer.

Apple Mail

Sur Mac, Apple Mail dispose d'un onglet Signatures dédié dans ses réglages :

1. 1Ouvrez Mail et allez dans la barre de menus : Mail → Réglages (ou Préférences sur les anciennes versions de macOS).

1. 2Cliquez sur l'onglet Signatures.

1. 3Sélectionnez votre compte email dans la colonne de gauche, puis cliquez sur le bouton + pour créer une nouvelle signature.
2. 4Donnez-lui un nom et tapez votre signature dans le panneau de droite.

1. 5Pour la définir par défaut, faites glisser le nom de la signature depuis la colonne centrale vers le nom de votre compte dans la colonne de gauche.

Conseils pour une meilleure signature

• Moins, c'est plus. Visez 4 lignes maximum. Si la signature est plus longue que l'email, raccourcissez-la.
• Testez sur mobile. La plupart des emails sont lus sur téléphone. Envoyez-vous un email de test et vérifiez que la signature s'affiche correctement sur un petit écran.
• Évitez les images comme contenu principal. Elles sont souvent bloquées par défaut ou filtrées comme spam. Si vous utilisez un logo, incluez toujours une alternative en texte.
• Standardisez au sein de votre équipe. Si vous avez des collaborateurs, définissez un modèle commun pour que chaque email ait la même apparence.
• Maintenez-la à jour. Un ancien numéro de téléphone ou un intitulé de poste dépassé donne une image de négligence. Pensez à relire votre signature à chaque changement.